Belege und offene Posten
ohne Handarbeit
Rechnungen erfassen und ablegen, Zahlungseingänge zuordnen, offene Forderungen im Blick behalten. Unsere eigene Belegautomatik läuft jeden Morgen um 7, seit Juni 2026 im täglichen Einsatz.
Vom Belegstapel zur fertigen Vorarbeit
Zwei Blöcke: einmal die Einrichtung, dann der laufende Betrieb. Sie fangen mit einem Baustein an, meistens den Belegen, und setzen später auf, was Sie brauchen. Kein Paket, das Sie komplett kaufen müssen.
Belege automatisch verarbeiten
Rechnung kommt an, wird ausgelesen, umbenannt, abgelegt und als Zeile in Ihre Übersicht geschrieben. Auf Wunsch mit Buchungsvorschlag und Abgleich mit dem Bankkonto.
- Rechnungssteller, Nummer, Datum und Beträge werden ausgelesen
- Einheitliche Benennung und Ablage, sofort wiederfindbar
- Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel als Vorschlag, Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, prüffähiger DATEV-Buchungsstapel
- Zahlungseingänge werden offenen Rechnungen zugeordnet, Teilzahlungen und Abweichungen gemeldet
- Läuft in Ihren bestehenden Systemen, kein Software-Wechsel
- Bei uns selbst im Einsatz, jeden Morgen um 7, seit Juni 2026
- Belegautomatik, Einrichtung2.400 €
- Kontierungs-Stufe, einmalig690 €
- Kontierungs-Stufe, laufend59 € / Monat
- Konto-Abgleich, einmalig690 €
- Konto-Abgleich, laufend59 € / Monat
Unklare Fälle werden markiert, nicht blind gebucht.
AnfragenLaufender Betrieb
Wenn die Abläufe stehen, übernehmen wir den Betrieb: Belege durchschleusen, Automatiken überwachen, offene Forderungen im Blick behalten.
- Beleg-Service bis 150 Belege im Monat: Wir übernehmen den Durchlauf und melden uns nur bei Rückfragen
- Betrieb, Überwachung und Störungsbehebung Ihrer Automatiken, Stufe nach Zahl und Umfang
- Business Pulse enthalten: die tägliche Geschäftslage auf einer Seite
- Zahlungserinnerungen als Entwurf, gestaffelt nach Mahnstufe, Versand erst nach Ihrer Freigabe
- Monats-Report über alle Läufe, ehrlich auch bei Ausfällen
- Beleg-Service, bis 150 Belege99 € / Monat
- Betrieb und Überwachung290, 490 oder 590 € / Monat
- Zahlungserinnerungen, Einrichtung490 €
Der laufende Betrieb der Zahlungserinnerungen läuft ausschließlich im Abo Betrieb und Überwachung.
AnfragenAlle Preise netto zzgl. USt. Lizenzkosten für Fremdsoftware laufen direkt über Sie und werden vorab transparent ausgewiesen.
Das läuft bei uns jeden Morgen um 7
Die Belegautomatik ist unser eigenes erstes System. Sie verarbeitet unsere Eingangsrechnungen, seit Juni 2026, ohne dass jemand morgens etwas startet.
Was der Lauf jeden Tag erledigt
- Neue Rechnungen aus dem Eingang holen und auslesen
- Einheitlich benennen, ablegen und als Zeile in die Übersicht schreiben
- Vor dem Schreiben prüfen, ob die Datei gerade geöffnet ist, und sichern
- Jeder Lauf wird protokolliert, Störungen meldet unser Wächter noch am selben Morgen
Wir zeigen nur, was wirklich existiert. Die Aufnahme entstand mit Musterdaten. Wir sprechen über unsere eigenen Läufe und versprechen keine Einsparung, die wir bei Ihnen noch nicht gemessen haben.
Wir bereiten vor, Ihre Kanzlei entscheidet
Buchhaltung ist ein geschütztes Feld, und das ist gut so. Deshalb sagen wir vorher genau, was wir tun und was wir nicht tun.
Das übernehmen wir
Belege erfassen, auslesen, einheitlich benennen und ablegen. Buchungsvorschläge nach SKR03 oder SKR04 erzeugen und als prüffähigen Buchungsstapel bereitstellen. Zahlungseingänge zuordnen, offene Forderungen sichtbar machen und Erinnerungen als Entwurf vorbereiten. Den technischen Betrieb dieser Abläufe überwachen.
Das übernehmen wir nicht
Mindscaling erbringt keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Wir buchen nicht verbindlich, erstellen keine Abschlüsse, keine Steuererklärungen und keine Voranmeldungen. Die steuerlichen Vorbehaltsaufgaben nach dem Steuerberatungsgesetz bleiben bei der Steuerkanzlei Ihres Betriebs. Unsere Vorschläge sind Vorschläge, die dort geprüft und verantwortet werden.
In der Praxis heißt das: Ihre Kanzlei bekommt sauber vorbereitete Unterlagen statt Schuhkarton. Auf Wunsch stimmen wir Format und Kontenrahmen vorher direkt mit ihr ab, damit die Datei beim ersten Versuch einliest.
Mindscaling erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die steuerlichen Vorbehaltsaufgaben bleiben bei der Steuerkanzlei Ihres Betriebs.
Häufige Fragen
Was kostet die Belegautomatik?
Die Einrichtung kostet 2.400 € als Festpreis. Die Kontierungs-Stufe mit Buchungsvorschlägen und DATEV-Buchungsstapel kostet zusätzlich 690 € einmalig und 59 € im Monat, der Konto-Abgleich ebenfalls 690 € einmalig und 59 € im Monat. Wer die Belege gar nicht selbst anfassen will, nimmt den Beleg-Service für 99 € im Monat bis 150 Belege. Alle Preise netto zzgl. USt.
Ersetzen Sie meinen Steuerberater?
Nein. Mindscaling erbringt keine Steuer- und keine Rechtsberatung. Wir automatisieren die Vorarbeit: Belege erfassen, ordnen, prüfen und vorbereiten. Buchungsvorschläge sind Vorschläge, die Ihre Steuerkanzlei prüft und verantwortet. Die steuerlichen Vorbehaltsaufgaben nach dem Steuerberatungsgesetz bleiben bei Ihrer Kanzlei.
Wie kommen die Belege zu Ihnen?
So, wie sie heute schon bei Ihnen ankommen. Wir richten einen Eingang ein, in den Rechnungen aus dem Mail-Postfach, als Foto vom Handy oder aus dem Scanner laufen. Danach passiert alles automatisch, ohne dass jemand eine Datei umbenennen muss.
Was ist ein Buchungsstapel?
Eine Datei, die Ihre Steuerkanzlei direkt in ihre Software einlesen kann, mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Beleghinweis je Zeile. Wir arbeiten mit SKR03 und SKR04. Unklare Fälle markieren wir, statt sie blind zu buchen.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Nein. Wir setzen auf dem auf, was Sie und Ihre Kanzlei nutzen, und liefern die Daten in dem Format, das dort gebraucht wird. Kein Umzug, kein Parallelbetrieb.
Was ist die tägliche Geschäftslage?
Business Pulse ist eine kurze Übersicht, die jeden Tag automatisch entsteht: offene und überfällige Forderungen, auffällige Posten und die Aktionen, die sich daraus ergeben. Sie ist im Abo Betrieb und Überwachung enthalten.
Wie viele Belege
bearbeiten Sie noch von Hand?
Schreiben Sie uns, wie viele Belege im Monat bei Ihnen anfallen und wer sie heute bearbeitet. Wir melden uns und rechnen im kostenlosen Prozess-Check gemeinsam durch, ob sich der Umstieg lohnt.
Kostenlosen Prozess-Check anfragen
Lieber direkt? info@mindscaling.de